Как и где искать лучшего бизнес-ассистента?

  • 35
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Беседа Таисии Кудашкиной с Ольгой Шевченко на тему «Как и где искать лучшего бизнес-ассистента, из которого потом вырастить бизнес-партнера или вашу “правую руку” для бизнеса?» состоялась 20 мая 2017 года в рамках спринта Вебсарафана «Как за 5 дней собрать сильную команду».

В разговоре затрагивалось много тонких тем ведения бизнеса, привлечения ассистентов и их оплаты. Этот подкаст может быть интересным как для предпринимателей, которые начинают перерастать работу в одиночку, так и для профессиональных виртуальных ассистентов, поэтому я не поленилась и с расшифровала интервью.

Таисия Кудашкина: Олечка, расскажи о себе, похвастайся собой! Сколько ассистентов уже прошло через твои руки?

Ольга Шевченко: Почти триста (в мае 2018 уже около семисот), но мы не гонимся за большими цифрами, потому что мы каждого доводим до результата буквально за руку, и каждого я знаю в лицо, поэтому у нас получается такая большая семья. Мы создаем коммьюнити и выращиваем ассистентов, чтобы в дальнейшем они сами себе набирали команды и были лучшими на рынке.

Т.К.: Круто! То есть у вас миссия намного больше, чем подготовить людей к работе ассистентами! Вы выращиваете предпринимателей.

О.Ш.: У нас часто такое происходит, когда человек приходит учиться в школу Helppy в качестве наёмного сотрудника, и после обучения сразу открывает свой бизнес, или в ходе работы дорастает до партнера, или работает полгода-год в качестве наемного сотрудника, а потом уходит, но себе готовит замену.

Это для нас важный фактор. Если ты уходишь из компании, в которой проработал несколько месяцев, нужно, чтобы ты оставил после себя замену, чтобы предприниматель не страдал.

Когда предпринимателю нужен бизнес-ассистент?

Т.К.: Я сейчас буду рассматривать это с точки зрения предпринимателя. Бизнес-ассистента обычно рассматривают как первого человека, которого предприниматель берёт себе в помощь.

Например, я предприниматель, только-только открывшийся и набирающий потихоньку обороты. Какие звоночки должны зазвучать у меня в голове, чтобы я поняла, что мне нужен бизнес-ассистент?

О.Ш.: Должна произойти одна из этих вещей.

Или вы должны хорошенько задолбаться, когда у вас не остается сил и времени на все задачи, когда весь день загружен и ежедневник ломится от задач, а в итоге — вроде бы и не поработала, весь день прошел в рутине.

Или вам может стать дико лениво. Если вы просыпаетесь с утра и понимаете, что не хотите искать картинку к собственной статье, не хотите заливать ее в блог, не хотите прописывать те мелочи, о которых договорились с партнером. Это тоже звоночек, что нужно нанимать ассистента.

Исключите все задачи, которые не приносят вам интереса. Лень — двигатель прогресса, как только вам станет лень, вы легко передадите эти задачи.

Передавать задачи надо не бояться. Положите на чашу весов вот что:

  • я передам задачу или не буду видеть своих детей;
  • я буду делать все сама и не смогу пойти на пляж;
  • я почитаю нужную книгу или буду полдня искать какой-то красивый шрифт.

Т.К.: Ок, я услышала! «Задолбаться!» Это позитивный момент в вашей карьере, друзья! Ничего плохого в этом нет. Не пытайтесь навешивать на себя миллион всяких задач, просто время пришло искать ассистента.

Оля, наверное, тебе этот вопрос задают постоянно: «А где мне найти на него денег? Бюджет ограничен, я для себя еле-еле зарабатываю». Что ты на этот вопрос отвечаешь?

О.Ш.: Возможности есть. Это такой трамплин роста. Если вы его не наймете, вы точно не сможете масштабироваться.

Если вы консультант, то в освободившееся время вы сможете провести две дополнительных консультации, и окупить работу ассистента за месяц. Или четыре, или шесть. Эти шесть часов — зарплата человека за месяц!

Подробности о том, кто такой бизнес-помощник и что он может,
в статье
«Виртуальный ассистент — профессия будущего»

Или ты договоришься с партнерами о выступлении и станешь известнее, или тебе разрешат разместить рекламу. Или сделаешь еще что-нибудь очень полезное для своего бизнеса.

То есть надо посчитать, сколько продуктов надо продать, чтобы окупить зарплату и подумать, какими путями ты это можешь сделать. Как только вы от себя оторвали эти сто-двести долларов, у вас мозг уже начинает работать по-другому.

Во-первых, у вас появляется ответственность за человека, потому что он ваш сотрудник. А во-вторых, вы понимаете, что эти двести долларов надо теперь найти.

И вы их находите. Обычно находите в несколько раз больше.

Чек-лист «Нужен ли вам бизнес-ассистент

 

Сколько стоит помощник?

Т.К.: Оля, ты две темы сразу потянула. Двести долларов — это стартовая цена для ассистента? Сколько стоит помощник?

О.Ш.: Я этот вопрос очень не люблю, потому что на фрилансе нет объективной цены. Всё зависит от качества, от скорости, от времени загрузки. Можно, конечно, начинать с 10-15 тысяч рублей, но ориентироваться еще откуда человек работает, из какой страны, потому что везде разный прожиточный уровень.

Т.К.: Цена не влияет на качество? Может быть хороший ассистент за двести долларов, и не очень — за две тысячи? Это не однозначная зависимость, правда?

О.Ш.: Цена — это объективная оценка качества. Или же как человек субъективно себя оценивает.

Могу дать подсказку для переговоров. Есть такая поговорка: «Хочешь осла — проси лошадь». Человек видит 35 пунктов вашей вакансии и понимает, что вам нужен супермен, который может все, и говорит: «Ок, 60 тысяч рублей!».

И тут есть три пути:

  • развернуться и искать дальше,
  • изменить вакансию,
  • спросить «Почему?»

«Почему» — должен быть любимым вопросом как со стороны ассистента, так и со стороны предпринимателя.

Можно договариваться, что 60-ти тысяч нет, но есть например тридцать, и отсюда можно плясать. Дальше идет обсуждение по пунктам, и оказывается, что некоторые пункты можно пропустить, а к некоторым вернуться только через полгода.

Т.К.: Оля, скажи, какие функции может выполнять бизнес-ассистент? Дай нам пофантазировать.

О.Ш.: Он может взять на себя всю рутину.

Например, мы в школе Helppy воспитываем ассистентов с навыками маркетологов. То есть ассистенты могут взять направление СММ, запустить простенькую рекламу, например — поднятие поста (но они не таргетологи). Они сделают вам презентации, посадочные страницы на конструкторе, запустят небольшую рассылку — напишут текст, сверстают картинки и запустят. Могут собрать участников, мониторить и модерировать группы.

То есть все то, на что времени тратится много, но на что ваш мозг собственника не нужен.

Helppy Международная школа бизнес-ассистентов и интернет-маркетологов Ольги Шевченко

Но для того, чтобы это все работало, вам самому нужно понять, какой у вас бизнес-процесс. Если вы приведете помощника на несуществующие процессы и попросите сделать маркетинг или наладить продажи, даже самый дорогой специалист начнет задавать вопросы о процессах и структуре, на которые ему можно опереться.

Если у вас есть нормальный фундамент, вы можете взять недорогого специалиста и дорастить его до той планки, которая вам нужна.

Т.К.: Вопрос от слушателей, 10 тысяч рублей — это за какой объем и за какой график?

О.Ш.: Я предлагаю собеседовать как минимум 10 человек, потому что в этот момент вы больше узнаете о себе даже, чем о людях. Вы проговариваете ваши требования и предложения и вы видите, как реагируют люди.

Если все шарахаются, то возможно с вашей вакансией что-то не то. Вам нужно задавать вопрос: «У меня есть такие-то задачи, сколько они будут стоить?» или «У меня есть такие-то задачи и столько-то денег, кто готов?».

Потому что отталкиваться только от денег — неправильно, нужно отталкиваться от задач. Маркетолог с двухлетним стажем может сказать, что он за 15 тысяч рублей только один лендинг сверстает. А новичок возьмётся писать один пост в день, сделает одну презентацию в неделю, сверстает один лендинг в месяц. И это будет нормально.

 

В группе Сообщества филиппинских виртуальных ассистентов,
в которой состоит около 50 тысяч человек, указано, что в ней
не разрешено предлагать работу с расценками меньше 4 долларов США
в час. Американские и европейские виртуальные ассистенты указывают
стоимость своего часа в 25-30 долларов. Такой разброс цен на рынке.

Т.К.: Давай поговорим о бизнес-процессах. Как они должны быть разложены и представлены, чтобы ассистент пришел и начал нормально работать?

ОШ: Когда вы нанимаете человека, а у вас нет прописанных бизнес-процессов, созвонитесь с ним через скайп и наговорите на диктофон, как с вами нужно работать.

Например, мы запускаем лендинг на вебинар. Нам нужен лендинг, мы его делаем на такой-то платформе, или ставим задачу помощнику найти платформу. Рассказываем, что у нас есть такой-то бюджет на лендинг или указываем, что он должен быть бесплатным. Там должны быть такие-то тексты, нам нужно подобрать такие-то фотографии, мне нравится такой-то стиль, вот пара примеров.

Кроме того каждый день в 11 утра ты мне сдаёшь отчет и пишешь задачи на день, чтобы в течение дня я могла не заниматься микроменеджментом, через три дня ты мне сдаёшь текст и мы его правим с тобой, через два дня я хочу видеть макет лендинга, в течение недели нам нужно подкрутить туда форму регистрации и написать приглашающие письма.

И ассистент сам уже расписывает себе задачи в мануал и планировщик. Важно сделать, чтобы он своими руками себе назначил задания и взял за них ответственность.

Три системы оплаты работы ассистента

Т.К.: Еще вопрос от слушателя, процент от прибыли ассистенту платится или только оклад? Какая лучшая практика?

О.Ш.: Может быть три системы:

  1. Минимальный оклад + нематериальные бонусы в виде обучения или каких-то скидок или подарков от ваших партнеров, и тд.
  2. Минимальный оклад + процент с продаж, но у вас должен быть прозрачный механизм того, как человек видит эти продажи.
  3. Минимальный оклад + дополнительная премия за перевыполнение плана + нематериальные бонусы. Например, в нашей компании есть определенное количество презентаций в неделю, но если я больше выступаю и мне нужно больше презентаций, тогда за каждую новую работу мы отдельно доплачиваем.

Привлечь ассистента — это одно. Удержать — намного труднее!

Когда только вы его привлекаете, покажите ему зону роста. Покажите, что первые три месяца, он будет делать условные десять задач за условные десять тысяч рублей. В следующие три месяца он будет делать 15 задач и у него вырастут полномочия и оплата труда. Скажите, что через полгода вы видите, что он будет полностью автономным и будет нуждаться в помощнике.

То есть человек должен понимать, что он должен сделать и какие навыки в себе взрастить, чтобы получить больше денег и выше должность.

Т.К.: Я предвосхищаю вопрос от слушателей. Когда занимаешься микробизнесом, часто  не представляешь, чем закончится твоя инициатива и чем ты сам будешь заниматься через год. Можно ли не расписывать такую перспективу? Как выйти из этого положения?

О.Ш.: Можно поступить хитрее, можно спросить у него: «Чего ты хочешь, кем ты хочешь быть в нашей компании»? Помечтайте вместе! В первую очередь, вы — человек и общаетесь с другим человеком. И этому сотруднику долгое время придется с вами работать. Спросите, какова его мечта. Никто не хочет работать ассистентом, это не есть мечта. Мечта — это быть начальником или иметь мини-проект в компании, или открыть собственный бизнес. Можно предложить встроить его проект в свою компанию — государство в государстве.

 

Т.К.: Я сейчас услышала, что никто не мечтает быть ассистентом. Означает ли это, что ты вырастишь человека, а он все равно уйдет и нужно будет искать нового?

О.Ш.: Нет.
Конечно, можно готовиться к худшему, что человек уйдет. Люди уходят, если вы не показали им зону роста, если они не видят, что в вашей компании они могут воплотить все свои мечты и что вы им в этом поможете.

Если же вы не жадны, если делитесь прибылью и информацией, если человек видит, что чем больше он работает, тем больше получает, тогда возможно построить долгосрочные отношения.

Вы можете вместе составить матрицу навыков — что нужно сделать, чтобы он попал из точки А в точку Б. И дальше работать с ним над его желаниями. Например, человек хочет быть главным по СММ — предложите ему начать писать тексты, прочитать 15 полезных статей и написать по ним саммари, прочитать нужную книгу, сделать по ней выжимку и поделиться со всей командой (или только с вами, если команды нет).

Увидели марафон с полезной информацией — предложите ему в нем поучаствовать, «простив» какую-то из задач на месяц — не в качестве начальника, а в качестве наставника, в рамках его матрицы навыков.

Будьте гибкими. Это задача руководителя — так растить людей, чтобы они не уходили. Если хороший человек уйдет, вам же будет сложнее. Проще быть с ним добрым, проще быть ему ментором.

Т.К.: Для меня это болезненная тема, потому что из нашей команды уходит Ольга Курганская, с которой мы вместе росли и развивались в течение полутора лет, но теперь она решила, что в другом месте она сможет лучше реализовать свой потенциал.

Мой вопрос в том, бывают ли люди — прирожденные ассистенты, которые хотят быть ассистентами до конца своих дней, или надо примириться, что люди будут уходить?

О.Ш.: Если они переросли и ушли, то лучше пусть они уйдут сейчас. Я знаю, что это очень больно.

Но если расписаны бизнес-процессы и мануалы руками сотрудников, вам будет проще.

Например, у нас в компании понимают, что незаменимых нет. Я возьму любого — дам ему инструкции и понятную методологию работы, и через месяц он будет работать точно так же. Это не манипуляция людьми, а технология компании. И если кто-то хочет уйти — хорошо, мы напишем рекомендации, но подготовь себе замену.

Иногда люди возвращаются. Иногда ассистент уходит, собственник звонит мне в слезах, потому что бизнес-процессы не успели прописать и надо начинать все заново, а потом некоторые люди возвращаются. Потому что, например, на новой работе не хватает драйва.

 

Как искать и работать с помощником

Т.К.: Что же такое бизнес-процессы? У тебя на каждую должность есть файл с инструкциями или чек-лист? Как это вживую выглядит?

О.Ш.: Это расписанный алгоритм того, что делает директор, что делает маркетолог и тд. Расписано со стрелочками, кто что куда передает и от кого что получает.

Например, чтобы контролировать учебную группу в нашей компании нужно:

  1. Создать группу в ФБ — секретную, с таким-то названием.
  2. Опубликовать пост с таким-то текстом и с такой-то картинкой.
  3. Если задали такой-то вопрос, отвечаем так-то.
  4. И т.д.

Если ассистент не знает, как поступить в том или ином случае, он идет ко мне в определенное время и мы с ним обсуждаем этот вопрос. Но он должен обязательно придумать два варианта ответа, ко мне просто с вопросом приходить нельзя.

Причём, я не просто так ввожу это правило, а объясняю, что тем самым хочу научить его мыслить, искать информацию. И при этом я в нем уверена, что он может это сделать.

Т.К.: Где искать бизнес-ассистентов?

О.Ш.: Много разных путей:

  • разместить вакансию у себя в соцсетях,
  • пойти в специализированные группы, на тот же Вебсарафан,
  • зайти в группы по подбору персонала — например Вакансии от DigitalHR, и т.д.,
  • можно нанять хедхантера-фрилансера, их сейчас много и они могут подобрать конкретного специалиста,
  • обратиться к специальным сервисам — помогаторам,
  • посмотреть на выпускников курсов по подготовке ассистентов,
  • или же можно взять человека близкого вам по духу и с совпадающими ценностями, нужной вам компетенции, но далекого от реалий вашего бизнеса, и за месяц-два-три нарастить до необходимого уровня. Необязательно брать готового человека, важно, чтобы человек вам подходил эмоционально.

Т.К.: Спасибо, Оля! Друзья, рекомендую приходить к Оле за ассистентами, потому что конечно вы можете вырастить своих помощников и сами, но с подготовленными людьми вам будет намного проще!

Смотрите здесь запись беседы, вдохновляйтесь, приходите в Хелппи за помощниками!


  • 35
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *